10/29/20: City’s Finance Department Eliminates More Than 60 Material Weaknesses and Clears Nearly 90% of Audit Findings through Improved Internal Controls and Efficiencies

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FOR IMMEDIATE RELEASE: October 29, 2020
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City’s Finance Department Eliminates More Than 60 Material Weaknesses and Clears Nearly 90% of Audit Findings through Improved Internal Controls and Efficiencies

OXNARD, Calif. – Oxnard continues to overhaul the City’s financial management systems, with its new leadership team and staff resolving nearly every major audit issue in just under three years.

“This validates the fact that Oxnard is being a responsible steward of taxpayer dollars and that the days of financial mismanagement are behind us,” said City Manager Alex Nguyen.

Over the past five years, the City’s annual audits identified a total of 158 different findings concerning its internal controls over financial reporting and accounting policies and procedures. Of these 158 findings, 65 were material weaknesses, which represents the most serious type of finding.

Last year, the City received its first audit since 2014 with no new material weakness findings. Based on feedback received this month from the City’s independent external auditors, Eadie+Payne, the City has fully remediated all but one material weakness, and the City expects that one to be resolved by the end of this year. Overall, staff has cleared more than 90 percent of all the audit findings.

This is a turning point for the organization as it has now corrected well over 100 audit findings from prior years. In 2018, the City was required to produce a Corrective Action Plan (CAP) and submit it to the State Controller’s Office for review and approval. In January of 2019, Chief Financial Officer Kevin Riper and Assistant Chief Financial Officer Donna Ventura joined the organization and continued work on fixing all of the past deficiencies.

The new leadership team transformed the Finance Department to address the audit findings and improve staff technical competencies through greater investment in training. The comprehensive Internal Control-Integrated Framework recently adopted by the City Council will continue to strengthen internal processes and oversight of the City’s finances. Last year the City received a “Letter of Encouragement” from its external auditor, which reaffirmed the City’s significant progress in resolving prior financial issues in such a short period.

Staff provides the City Council with an update on the CAP every six months. The latest report will go to the City Council on Nov. 17, 2020. To view the in-depth topic discussion by the City’s Finance and Governance Committee on Oct. 27, visit https://youtu.be/gFc7Lo7Qnvk.

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PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA: 29 de octubre de 2020
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El Departamento de finanzas de la ciudad elimina más de 60 debilidades materiales y borra casi el 90% de los resultados de la auditoría a través de controles internos mejorados y eficiencias

OXNARD, Calif. – Oxnard continúa revisando los sistemas de administración financiera de la Ciudad, con su nuevo equipo de liderazgo y personal resolviendo casi todos los problemas importantes de auditoría en poco menos de tres años.

“Esto valida el hecho de que Oxnard está siendo responsable del dinero de los contribuyentes y que los días de mala administración financiera han quedado atrás”, dijo el administrador municipal Alex Nguyen.

Durante los últimos cinco años, las auditorías anuales de la Ciudad identificaron un total de 158 resultados diferentes con respecto a sus controles internos sobre informes financieros y políticas y procedimientos contables. De estos 158 resultados, 65 fueron debilidades materiales, lo que representa el tipo de resultado más grave.

El año pasado, la Ciudad recibió su primera auditoría desde 2014 sin nuevos resultados de debilidades materiales. Según los comentarios recibidos este mes de los auditores externos independientes de la Ciudad, Eadie+Payne, la Ciudad ha remediado por completo todas las debilidades materiales menos una, y la Ciudad espera que esa una se resuelva para fines de este año. En general, el personal ha aclarado más del 90 por ciento de todos los resultados de la auditoría.

Este es un punto de inflexión para la organización, ya que ahora ha corregido más de 100 resultados de la auditoría de años anteriores. En 2018, se requirió que la Ciudad produjera un Plan de Acción Correctiva (CAP, por sus siglas en inglés) y presentarlo a la Oficina del Contralor del Estado para su revisión y aprobación. En enero de 2019, el director financiero Kevin Riper y la subdirectora financiera Donna Ventura se unieron a la organización y continuaron trabajando para solucionar todas las deficiencias pasadas.

El nuevo equipo de liderazgo transformó el Departamento de Finanzas para abordar los resultados de la auditoría y mejorar las competencias técnicas del personal mediante una mayor inversión en capacitación. El amplio Marco Integrado de Control Interno adoptado recientemente por el Consejo Municipal continuará fortaleciendo los procesos internos y la supervisión de las finanzas de la Ciudad. El año pasado, la Ciudad recibió una “Carta de Aliento” de su auditor externo, que reafirmó el progreso significativo de la Ciudad en la resolución de problemas financieros anteriores en un período tan corto.

El personal proporciona al Consejo Municipal una actualización sobre el CAP cada seis meses. El último informe se enviará al Consejo Municipal el 17 de noviembre de 2020. Para ver la discusión en profundidad del tema por parte del Comité de Gobierno y Finanzas de la Ciudad el 27 de octubre, visite https://youtu.be/gFc7Lo7Qnvk.

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